CRM für Immobilienmakler: Was es können muss und wie du das richtige findest

Was muss ein Makler-CRM können?

Die folgende Checkliste trennt Funktionen, ohne die ein Makler-CRM im Alltag nicht funktioniert, von solchen, die je nach Bürogröße sinnvoll sind. Nimm sie als Grundlage für deine Anbieterauswahl.

Excel, allgemeines CRM oder Maklersoftware: Was passt zu dir?

Viele Einzelmakler starten mit Excel oder Outlook-Kontakten. Das funktioniert, solange du wenige Objekte hast und alles im Kopf behältst. Sobald mehrere Vermarktungen parallel laufen oder eine Assistenz mitarbeitet, fehlen Verlauf, Erinnerungen und ein gemeinsamer Stand.

Allgemeine CRMs sind flexibel, kennen aber weder Objekte noch Suchprofile noch Portale. Du müsstest sie aufwendig anpassen. Branchensoftware für Makler bringt diese Strukturen mit; Beispiele für diese Kategorie sind Propstack, onOffice oder FLOWFACT. Die Tabelle zeigt die Unterschiede in der Praxis.

Wie läuft eine Anfrage im CRM idealerweise ab?

Ein CRM bringt nur dann etwas, wenn jede Anfrage denselben Weg geht. So sieht ein bewährter Ablauf aus – unabhängig davon, welche Software du nutzt:

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   Schritt 1: Anfrage erfassen

   Jede Anfrage landet im CRM, egal ob über Portal, Website, Telefon oder WhatsApp. Was nicht im CRM steht, existiert nicht.

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   Schritt 2: Objekt zuordnen

   Die Anfrage wird dem Objekt zugeordnet. Fehlt der Bezug, legst du ein Suchprofil an.

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   Schritt 3: Priorisieren

   Telefonnummer vorhanden, konkrete Fragen, Finanzierung geklärt? Solche Anfragen bearbeitest du zuerst.

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   Schritt 4: Schnell antworten

   Exposé oder Unterlagen senden, Rückfragen klären. Wer schnell antwortet, wirkt verlässlich und bleibt im Gedächtnis, bevor der Interessent das nächste Inserat anschreibt.

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   Schritt 5: Besichtigung planen

   Termin direkt aus der Anfrage anlegen; der Status rückt auf „Besichtigung“.

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   Schritt 6: Nachfassen

   Wiedervorlage nach der Besichtigung: Feedback einholen, Fragen beantworten, Angebot besprechen.

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   Schritt 7: Abschluss oder Absage dokumentieren

   Auch eine Absage ist wertvoll: Mit Grund und passendem Suchprofil wird aus dem Interessenten ein Käufer für das nächste Objekt.

Wie hilft ein CRM bei Akquise und Eigentümerbetreuung?

Ein Makler-CRM ist nicht nur für Käufer da. Viele neue Aufträge entstehen aus Kontakten, die du schon hast: frühere Kunden, Interessenten, die selbst eine Immobilie besitzen, Tippgeber aus deinem Netzwerk. Mehr zur Gewinnung von Aufträgen findest du im Ratgeber Akquise für Immobilienmakler.

• Eigentümer als eigene Rolle: Wer eine Immobilie besitzt, aber noch nicht verkauft, bekommt eine Wiedervorlage statt einer Werbe-Mail.
• Tippgeber pflegen: Halte fest, wer dir welchen Kontakt vermittelt hat, damit du dich bedanken kannst.
• Suchprofile als Argument: Bei der Akquise zeigst du dem Eigentümer, wie viele vorgemerkte Interessenten zu seinem Objekt passen.
• Eigentümer auf dem Laufenden halten: Regelmäßige Berichte über Aufrufe, Anfragen und Besichtigungen beugen der Frage „Passiert da eigentlich etwas?“ vor.
• Absagen auswerten: Häufen sich Gründe wie „zu teuer“ oder „Lage passt nicht“, hast du Fakten für das nächste Preisgespräch.

Was gilt rechtlich für Kundendaten im Makler-CRM?

Ein CRM speichert personenbezogene Daten. Damit gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Du brauchst für jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO), etwa die Anbahnung oder Erfüllung eines Maklervertrags, und darfst Daten nur so lange speichern, wie es der Zweck erfordert (Art. 5 DSGVO). Betroffene können Auskunft und Löschung verlangen (Art. 15 und 17 DSGVO). Speichert ein Softwareanbieter die Daten für dich, schließt du mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Für Werbung gilt zusätzlich das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb. Werbung per E-Mail ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers eine unzumutbare Belästigung; Werbeanrufe bei Verbrauchern ebenfalls (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Die Ausnahme für Bestandskunden in § 7 Abs. 3 UWG ist eng gefasst. Praktisch heißt das: Hol dir beim Anlegen eines Suchprofils die Einwilligung für Objektvorschläge ein und dokumentiere sie im CRM.

Immobilienmakler sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG Verpflichtete des Geldwäschegesetzes. Die Unterlagen zur Identifizierung sind nach § 8 Abs. 4 GwG fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten. Ein CRM sollte solche Angaben geschützt speichern und Fristen nachvollziehbar machen.

Wie wählst du das richtige CRM für dein Maklerbüro aus?

Es gibt kein CRM, das für jedes Büro das beste ist. Ein Einzelmakler mit zehn Objekten im Jahr braucht etwas anderes als ein Büro mit fünf Maklern und eigener Assistenz. Diese Schritte helfen dir, die Auswahl an deinen tatsächlichen Abläufen festzumachen:

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   Schritt 1: Abläufe aufschreiben

   Woher kommen deine Anfragen, wer bearbeitet sie, wo gehen heute Informationen verloren?

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   Schritt 2: Muss-Kriterien festlegen

   Nimm die Checkliste oben und streiche, was du nicht brauchst. Was übrig bleibt, ist dein Pflichtenheft.

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   Schritt 3: Datenübernahme klären

   Lassen sich Kontakte und Objekte per CSV oder OpenImmo importieren? Was passiert mit deinen Daten, wenn du kündigst?

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   Schritt 4: Mit echten Fällen testen

   Nutze die Testphase mit echten Anfragen und einem echten Objekt, nicht mit Beispieldaten.

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   Schritt 5: Gesamtkosten rechnen

   Grundpreis, weitere Nutzer, Zusatzmodule, Einrichtung und Schulung zusammenzählen und mit deiner Zeitersparnis vergleichen.

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   Schritt 6: Datenschutz prüfen

   Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Zwei-Faktor-Anmeldung und Löschfunktionen erfragen.

Typische Fehler bei der Einführung

Die häufigsten Stolpersteine liegen weniger in der Software als in der Umsetzung:

• Alte Daten ungeprüft importieren: Dubletten und veraltete Kontakte vorher bereinigen.
• Zu viele Felder und Status anlegen, die später niemand pflegt.
• Parallel weiter in Excel arbeiten: Dann ist keine der beiden Quellen vollständig.
• Keine Regeln im Team: Wer legt Kontakte an, wer schließt Anfragen, wann wird nachgefasst?

Wie löst MaklerEngine das CRM für Makler?

MaklerEngine ist eine Maklersoftware, deren CRM auf den Objektbezug ausgelegt ist. Kontakte tragen Rollen wie Interessent, Eigentümer, Käufer, Verkäufer, Mieter, Vermieter oder Tippgeber. Anfragen haben einen Status (neu, in Kontakt, Besichtigung, Angebot, abgesagt) und einen Verlauf. Anfragen über die Objekt-Landingpage, über Unterlagen-Links und die Online-Besichtigung entstehen automatisch, ebenso Nachrichten über eine angebundene WhatsApp-Business-Nummer.

Jede Anfrage bekommt eine regelbasierte Lead-Bewertung von 0 bis 100 Punkten aus Erreichbarkeit, Inhalt der Nachricht, Kanal und Objektbezug – mit allen Gründen und ohne KI-Credits. Suchprofile zeigen am Objekt, welche Kontakte passen. Aufgaben haben Zuständigkeit und Fälligkeit, GwG-Angaben am Kontakt werden verschlüsselt gespeichert. Aus der Anfrage heraus planst du eine Besichtigung; die Seite „Analysen“ zeigt Antwortzeit und Konversion.

Details findest du auf der Funktionsseite Anfragen & CRM und unter Online-Besichtigung & Termine.