Maklersoftware 2026: Was eine Software für Immobilienmakler können muss

Welche Funktionen braucht eine Maklersoftware 2026?

Die Grundfunktionen haben fast alle Anbieter. Unterschiede zeigen sich darin, wie gut sie zusammenspielen: Muss ein Objekt für Exposé, Portal und Website dreimal gepflegt werden, oder arbeitet jede Information aus einer Objektakte weiter? Die folgende Tabelle hilft dir, Angebote zu prüfen.

Warum der Verkaufsprozess zum wichtigsten Kriterium geworden ist

Zwischen Auftrag und erster Besichtigung vergehen oft Wochen – meist nicht wegen der Vermarktung, sondern wegen fehlender Unterlagen und offener Formalitäten. Seit Makler nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete sind (§ 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG) und Maklerverträge über Wohnungen und Einfamilienhäuser in Textform geschlossen werden müssen (§ 656a BGB), ist die saubere Dokumentation ein eigener Arbeitsbereich.

Eine gute Maklersoftware führt dich deshalb Schritt für Schritt durch den Prozess: Mandat mit Maklervertrag und Widerrufsbelehrung, Identifizierung nach GwG, Beschaffung der Unterlagen, Exposé und Veröffentlichung, Besichtigungen, Reservierung, Notartermin und Übergabe. Wichtig ist, dass Pflichtschritte sichtbar bleiben, bis sie erledigt sind, und dass Dokumente direkt in der Objektakte landen.

Was bringt KI in einer Maklersoftware wirklich?

Künstliche Intelligenz spart dort Zeit, wo heute viel Schreib- und Bildarbeit anfällt. Entscheidend ist nicht, ob „KI“ auf der Funktionsliste steht, sondern womit die KI arbeitet und wo sie läuft.

• Objekt- und Portaltexte: Die KI sollte aus deinen Eckdaten schreiben und nichts hinzuerfinden. Gut ist, wenn Portalversionen die Feldlängen von ImmoScout24 und Immowelt einhalten und frühere Fassungen erhalten bleiben.
• Lageanalyse: Entfernungen zu Kita, Schule, Nahverkehr und Einkauf sollten aus echten Geodaten stammen, nicht aus Schätzungen eines Sprachmodells.
• Bildbearbeitung und [Virtual Staging](/ratgeber/virtual-staging): Aufräumen, Licht, möblieren – mit deutlicher Kennzeichnung „virtuell bearbeitet“ und erhaltenem Original.
• Chat auf der Objektseite: Ein KI-Assistent kann Fragen außerhalb der Bürozeiten beantworten und Anfragen anlegen – er muss als KI erkennbar sein und darf keine Rechts- oder Finanzierungsberatung geben.
• Anfragen auswerten: Zusammenfassungen von E-Mails und eine Priorisierung der Leads helfen, die richtigen Interessenten zuerst anzurufen.

Was kostet eine Maklersoftware?

Die meisten Anbieter rechnen monatlich oder jährlich ab, meist je Nutzer, teils gestaffelt nach Funktionsumfang. Vergleiche nicht nur den Grundpreis, sondern die Gesamtkosten für dein Büro über ein Jahr. Typische Preisbestandteile:

• Grundpreis je Nutzer oder je Büro, Rabatt bei jährlicher Zahlung
• Grenzen für veröffentlichte Objekte oder Speicher
• KI-Kontingente (Credits) und was eine Aktion kostet
• Zusatzmodule: Website, Terminbuchung, Social Media, Reports
• Einrichtung, Datenübernahme und Schulung
• Portalgebühren – die zahlst du immer zusätzlich direkt an ImmoScout24 und Co.

Gibt es kostenlose Maklersoftware?

Kostenlose Einstiegsversionen und Testphasen gibt es. Für den produktiven Einsatz fehlen kostenlosen Varianten meist Portalexport, Teamfunktionen oder Speicher. Wichtiger als „kostenlos“ ist eine Testphase ohne Zahlungsdaten, in der du alle Funktionen mit einem echten Objekt ausprobieren kannst.

Preisbeispiel MaklerEngine

Zur Einordnung: MaklerEngine kostet im Tarif Professional 290 € im Monat (2.900 € im Jahr) für eine Person mit 12 veröffentlichten Objekten und 200 KI-Credits, im Tarif Performance 490 € im Monat (4.900 € im Jahr) inklusive einem Nutzer mit 50 Objekten und 1.000 Credits; jeder weitere Nutzer kostet 190 € im Monat. Alle Preise zzgl. MwSt., 14 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten. Details unter Preise.

Wie vergleiche ich Maklersoftware richtig? In 7 Schritten

Ein Vergleich auf Basis von Funktionslisten führt fast immer zu „alle können alles“. Aussagekräftig ist nur ein Test mit deinen eigenen Abläufen. So gehst du vor:

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   Schritt 1: Anforderungen festlegen

   Schreib deinen Ablauf auf und markiere Muss-Kriterien: z. B. OpenImmo-Export, Online-Buchung, Team mit Rollen, GwG-Dokumentation.

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   Schritt 2: Zwei bis drei Anbieter auswählen

   Je einen aus jeder passenden Kategorie. Mehr Kandidaten kosten mehr Zeit, als sie Erkenntnis bringen.

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   Schritt 3: Ein echtes Objekt anlegen

   Nimm ein aktuelles Objekt mit Bildern, Grundriss und Energieausweis. Miss, wie lange du bis zum fertigen Exposé brauchst.

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   Schritt 4: Portalexport testen

   Prüfe, ob die Software fehlende Pflichtangaben vor der Übertragung meldet und ob Aktualisieren und Zurückziehen funktionieren.

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   Schritt 5: Eine Anfrage durchspielen

   Stell selbst eine Anfrage über Portal oder Objektseite: Kommt sie im CRM an? Wie schnell kannst du antworten und einen Termin vereinbaren?

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   Schritt 6: Support und Hilfe prüfen

   Stell eine echte Frage an den Support und lies die Dokumentation. Ein guter Anbieter antwortet schnell und konkret.

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   Schritt 7: Vertrag und Datenexport klären

   Laufzeit, Kündigungsfrist, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Serverstandort und Export deiner Daten bei einem späteren Wechsel.

Worauf achten bei Datenschutz und Sicherheit?

Eine Maklersoftware verarbeitet Ausweisdaten, Telefonnummern, Finanzierungsangaben und Grundbuchinhalte. Damit bist du gegenüber deinen Kunden verantwortlich, der Softwareanbieter ist dein Auftragsverarbeiter. Achte mindestens auf diese Punkte:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
• Serverstandort in der EU, idealerweise in Deutschland
• Zwei-Faktor-Anmeldung und Rollen mit abgestuften Rechten
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Angaben (z. B. GwG-Daten)
• Zugänge zu Portalen und CRM nicht im Klartext in der Datenbank
• Entfernen von Standortdaten (EXIF/GPS) aus hochgeladenen Fotos
• Protokollierter Support-Zugriff nur mit deiner Freigabe

Wie gelingt der Wechsel der Maklersoftware ohne Datenverlust?

Der größte Hebel ist ein sauberer Import: Objekte lassen sich meist per OpenImmo (XML oder ZIP mit Bildern) oder CSV übernehmen, Kontakte per CSV. Plane den Wechsel zu einem ruhigen Zeitpunkt und lass beide Systeme kurz parallel laufen, bis alle laufenden Objekte umgezogen sind.

Du musst dein bestehendes CRM nicht immer ersetzen: Einige Systeme arbeiten im Verbund – sie holen die Objekte regelmäßig aus dem CRM und melden neue Interessenten zurück. So nutzt du neue Vermarktungsfunktionen, ohne deine Datenbasis umzuziehen.

Gibt es einen Testsieger bei Maklersoftware?

Einen unabhängigen, regelmäßig wiederholten Test von Maklersoftware wie bei Verbraucherprodukten gibt es nach unserem Kenntnisstand nicht. Viele „Testsieger“- und Vergleichslisten im Netz sind Werbeseiten oder finanzieren sich über Vermittlungsprovisionen. Sie können ein Startpunkt sein, ersetzen aber nicht deinen eigenen Test.

Die beste Maklersoftware ist die, mit der dein Büro am wenigsten Zeit pro Objekt braucht und keine Anfrage verliert. Miss genau das in der Testphase: Zeit bis zum fertigen Exposé, Zeit bis zur Veröffentlichung, Reaktionszeit auf eine Anfrage.

Für wen eignet sich MaklerEngine?

MaklerEngine ist eine All-in-one-Maklersoftware aus Magdeburg für Einzelmakler und Teams in Deutschland. Sie führt jedes Objekt durch einen Verkaufsprozess, ergänzt Amtsdaten aus der Adresse, schreibt Exposé- und Portaltexte mit KI, veröffentlicht jedes Objekt auf einer eigenen Landingpage und per OpenImmo an die Portale und sammelt alle Anfragen mit Lead-Bewertung in einem Eingang. Mit Mein Revier siehst du dein Gebiet als 3D-Karte mit Kontakten und Käufernachfrage.

Daten liegen in Frankfurt am Main, die KI für Texte läuft über Amazon Bedrock in der EU. Wer Propstack oder onOffice behalten möchte, kann MaklerEngine im Verbund nutzen.