Unterlagen für den Hausverkauf: die vollständige Checkliste

Was kommt je nach Objektart dazu?

Die Grundliste gilt für jede Immobilie. Je nach Objektart verschiebt sich der Schwerpunkt: Beim Haus geht es um Bau und Technik, bei der Wohnung um die Eigentümergemeinschaft, beim Grundstück um Baurecht und Erschließung, bei vermieteten Objekten um die Mietverhältnisse.

Einfamilienhaus, Doppelhaushälfte, Reihenhaus

Neben Grundbuch, Flurkarte, Energieausweis, Grundrissen und Wohnflächenberechnung fragen Käufer beim Haus vor allem nach Genehmigungen und Zustand.

• Baugenehmigung und genehmigte Bauzeichnungen, auch für Anbauten, Wintergarten, Garage oder ausgebautes Dachgeschoss
• Baubeschreibung und, falls vorhanden, Berechnung des umbauten Raums
• Auszug aus dem Baulastenverzeichnis (außer in Bayern, dort werden solche Pflichten über Dienstbarkeiten im Grundbuch gesichert)
• Nachweise über Modernisierungen: Rechnungen für Dach, Fenster, Heizung, Dämmung, Elektrik
• Schornsteinfegerprotokoll, Feuerstättenbescheid und Wartungsnachweise der Heizung
• Versicherungsschein der Wohngebäudeversicherung

Eigentumswohnung

Bei einer Wohnung kauft der Käufer eine Gemeinschaft mit. Deshalb sind die Unterlagen der Hausverwaltung genauso wichtig wie die Wohnung selbst. Prüfe in der Teilungserklärung außerdem, ob der Verkauf die Zustimmung des Verwalters oder der anderen Eigentümer braucht: Ohne diese Zustimmung bleibt der Kaufvertrag nach § 12 Abs. 3 WEG unwirksam.

• Teilungserklärung mit Aufteilungsplan und allen Nachträgen
• Aktueller Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnungen der letzten drei Jahre
• Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre und die Beschlusssammlung
• Stand der Erhaltungsrücklage und beschlossene Sonderumlagen
• Verwaltervertrag und Nachweis der Verwalterbestellung (falls eine Verwalterzustimmung nötig ist)
• Energieausweis des Gebäudes (er gilt für das ganze Haus, nicht nur für die Wohnung)

Grundstück

Beim unbebauten Grundstück will der Käufer wissen, was er bauen darf und was noch zu zahlen ist. Energieausweis, Grundrisse und Wohnflächenberechnung entfallen.

• Grundbuchauszug und Flurkarte mit Flurstücksgrenzen
• Auskunft zum Bebauungsplan oder Hinweis, dass nach § 34 BauGB (Innenbereich) gebaut wird; einen Bauvorbescheid, falls vorhanden
• Auszug aus dem Baulastenverzeichnis
• Erschließungs- und Anliegerbeitragsbescheide bzw. Bestätigung der Gemeinde, dass nichts offen ist
• Unterlagen zu Altlasten oder Bodengutachten, falls vorhanden

Vermietete Immobilie

Ein Verkauf beendet das Mietverhältnis nicht: Der Käufer tritt nach § 566 BGB an Stelle des Vermieters in den Mietvertrag ein. Deshalb muss er alle Verträge kennen. Wurde eine vermietete Wohnung nach der Überlassung an den Mieter in Wohnungseigentum umgewandelt, hat der Mieter beim Verkauf an Dritte ein Vorkaufsrecht (§ 577 BGB).

• Alle Mietverträge mit Nachträgen und Mieterhöhungen
• Mieterliste mit Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung und Kaution je Einheit
• Nebenkostenabrechnungen der letzten Jahre
• Nachweise über Mietkautionen
• Hinweise auf laufende Streitigkeiten, Mietminderungen oder Rückstände

Wo bekommt man welche Unterlage und was kostet sie?

Vieles liegt in den eigenen Hausunterlagen: alter Kaufvertrag, Bauzeichnungen, Versicherungsschein, Rechnungen. Was fehlt, kommt von wenigen Stellen. Die Gebühren der Ämter legt jedes Bundesland bzw. jede Kommune selbst fest; fest geregelt ist bundesweit nur der Grundbuchauszug.

Das Grundbuch darf nach § 12 GBO nur einsehen, wer ein berechtigtes Interesse darlegt. Als Eigentümer hast du es immer. Ein Makler braucht eine Vollmacht des Eigentümers, um Auszüge und Akten für ihn anzufordern.

Wann muss der Energieausweis beim Verkauf vorliegen?

Der Energieausweis ist die einzige Unterlage mit festen gesetzlichen Fristen. Seit Ende Juli 2026 heißt das frühere Gebäudeenergiegesetz (GEG) Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG); die Regeln zum Energieausweis stehen weiter in den §§ 79 ff. Ein Energieausweis gilt zehn Jahre (§ 79 Abs. 3).

Pflichtig sind beim Verkauf der Verkäufer und, wenn einer beauftragt ist, der Makler (§ 80 Abs. 4). Ausgenommen sind unter anderem Baudenkmäler und kleine Gebäude bis 50 m² Nutzfläche. Ob ein Verbrauchs- oder ein Bedarfsausweis genügt, hängt von Baujahr, Wohnungszahl und Sanierungsstand ab; für Ausweise ab dem 1. Januar 2027 hat der Gesetzgeber neue Regeln beschlossen. Lass dich hier vom Aussteller beraten.

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   Schritt 1: Im Inserat

   Liegt ein Energieausweis vor, gehören Art des Ausweises, Endenergiekennwert, wesentlicher Energieträger, Baujahr und Effizienzklasse in jede kommerzielle Anzeige (§ 87 Abs. 1).

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   Schritt 2: Bei der Besichtigung

   Spätestens jetzt muss der Ausweis oder eine Kopie vorgelegt werden; ein gut sichtbarer Aushang genügt. Ohne Besichtigung ist er unverzüglich vorzulegen, spätestens wenn der Interessent danach fragt (§ 80 Abs. 4).

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   Schritt 3: Nach dem Kaufvertrag

   Der Ausweis oder eine Kopie geht unverzüglich an den Käufer. Halte die Übergabe schriftlich fest, etwa im Übergabeprotokoll.

Welche Unterlagen braucht der Notar?

Der Notar entwirft den Kaufvertrag und braucht dafür weniger, als viele denken. Den Grundbuchauszug ruft er in der Regel selbst ab. Wichtig sind die Angaben der Beteiligten und alles, was im Vertrag geregelt werden muss.

• Personalien aller Verkäufer und Käufer mit gültigem Ausweis (Identifizierung im Termin)
• Steuer-Identifikationsnummern von Verkäufer und Käufer, weil der Notar das Geschäft dem Finanzamt anzeigen muss (§ 20 GrEStG)
• Grundbuchstelle (Amtsgericht, Gemarkung, Blatt) oder einen aktuellen Auszug
• Kaufpreis und mitverkauftes Inventar (z. B. Einbauküche) mit Wert
• Angaben zu bestehenden Grundschulden und Kontakt der Bank für die Löschung
• Bei Wohnungen: Teilungserklärung, ggf. Verwalterzustimmung mit Nachweis der Verwalterbestellung
• Bei vermieteten Objekten: Mietverträge und Kautionen
• Bei Erbschaft: Erbschein oder Testament mit Eröffnungsniederschrift
• Gewünschte Termine für Kaufpreisfälligkeit, Besitzübergang und Räumung

Welche Unterlagen verlangt die Bank des Käufers?

Die meisten Käufer finanzieren. Ihre Bank bewertet das Objekt selbst und gibt das Darlehen erst frei, wenn sie die Unterlagen geprüft hat. Je vollständiger das Paket ist, das du dem Käufer gibst, desto schneller kommt die Finanzierungszusage und desto eher steht der Notartermin.

Welche Unterlagen genau verlangt werden, legt jede Bank selbst fest. Häufig angefragt werden:

• Exposé mit Fotos, Grundrissen und Objektbeschreibung
• Grundbuchauszug und Flurkarte
• Wohnflächenberechnung, bei Häusern oft zusätzlich Baubeschreibung und umbauter Raum
• Energieausweis
• Bei Wohnungen: Teilungserklärung, Wirtschaftsplan, letzte Hausgeldabrechnung und Protokolle
• Bei vermieteten Objekten: Mietverträge bzw. Mieterliste
• Liste der Modernisierungen mit Jahr
• Entwurf des Kaufvertrags (sobald vorhanden)

Welche Unterlagen braucht man beim Verkauf einer geerbten Immobilie?

Bei einer geerbten Immobilie steht im Grundbuch oft noch der Verstorbene. Bevor verkauft werden kann, müssen die Erben nachweisen, dass sie Eigentümer sind. Das geht nach § 35 GBO grundsätzlich mit einem Erbschein oder einem Europäischen Nachlasszeugnis. Beruht die Erbfolge auf einem notariellen Testament oder Erbvertrag, genügen dieses zusammen mit der Niederschrift über die Eröffnung durch das Nachlassgericht.

Gehört die Immobilie einer Erbengemeinschaft, müssen alle Erben den Kaufvertrag unterschreiben oder sich wirksam vertreten lassen. Kläre das früh, sonst scheitert der Notartermin an einer fehlenden Unterschrift.

• Sterbeurkunde
• Erbschein oder Europäisches Nachlasszeugnis, alternativ notarielles Testament mit Eröffnungsniederschrift
• Ausweise und Steuer-Identifikationsnummern aller Erben
• Vollmachten, falls einzelne Erben nicht selbst zum Notar kommen
• Bei Testamentsvollstreckung: Testamentsvollstreckerzeugnis
• Alle Objektunterlagen aus der Grundliste, meist aus dem Nachlass zusammengesucht

In welcher Reihenfolge sammelst du die Unterlagen?

Die Wartezeiten der Ämter sind der größte Zeitfresser. Wer mit den Unterlagen beginnt, die am längsten dauern, ist vor der ersten Besichtigung fertig.

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   Schritt 1: Bestand sichten

   Hausunterlagen durchgehen: alter Kaufvertrag, Bauzeichnungen, Rechnungen, Versicherung, Grundsteuer. Abhaken, was da ist.

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   Schritt 2: Lange Wege zuerst

   Bauakte, Baulastenauskunft und Unterlagen der Hausverwaltung anfordern, denn hier sind Wochen möglich. Bei Erbschaft parallel den Erbschein beantragen.

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   Schritt 3: Energieausweis beauftragen

   Ohne ihn fehlen die Pflichtangaben im Inserat. Gültigkeit eines vorhandenen Ausweises prüfen.

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   Schritt 4: Grundbuch und Flurkarte holen

   Kurz vor der Vermarktung, damit der Auszug aktuell ist.

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   Schritt 5: Fotos und Wohnfläche

   Fotos aller Räume und außen; fehlt eine Wohnflächenberechnung, ein Aufmaß nach Wohnflächenverordnung beauftragen.

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   Schritt 6: Pakete schnüren

   Ein Paket für Interessenten (Exposé, Energieausweis, Grundrisse), eines für Bank und Notar. Private Unterlagen bleiben draußen.

Wie lange solltest du die Unterlagen nach dem Verkauf aufbewahren?

Nach dem Verkauf gehen die Originale, die zum Objekt gehören (Bauakte, Energieausweis, Wartungsnachweise, Schlüssel), an den Käufer. Kopien und die Unterlagen zum Geschäft selbst behältst du.

• Kaufvertrag, Belege über Kaufpreis, Anschaffungs- und Umbaukosten: mindestens zehn Jahre ab Anschaffung, weil die Frist für private Veräußerungsgeschäfte zehn Jahre beträgt (§ 23 EStG). Bei einem späteren Verkauf sind sie die Grundlage für die Berechnung eines Gewinns.
• Handwerkerrechnungen für Arbeiten am Grundstück müssen Privatleute zwei Jahre aufbewahren (§ 14b UStG); für Steuer und Gewährleistung lohnt sich deutlich länger.
• Übergabeprotokoll und Nachweis über die Übergabe des Energieausweises: bis alle Fristen aus dem Kaufvertrag abgelaufen sind.
• Für Makler: Aufzeichnungen zur Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz fünf Jahre, höchstens zehn Jahre (§ 8 Abs. 4 GwG).