Woher Anfragen kommen
Aus diesen Kanälen entstehen Kontakt und Anfrage im CRM ohne Abtippen:
| Kanal | Was passiert |
|---|---|
| Landingpage | Nachricht über das Kontaktformular → Kontakt und Anfrage, Mail an dich, Bestätigung an den Interessenten |
| Online-Besichtigung | Gebuchter Termin → Kontakt, Anfrage und Termin im Kalender |
| Unterlagen-Links | Kontaktformular vor geteilten Unterlagen → Kontakt und Anfrage |
| KI-Assistent | Besucher wünscht Besichtigung oder Unterlagen → Kontakt und Anfrage mit Gespräch (Tarif Performance) |
| E-Mail-Postfach | Portal-Anfragen von ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen → Kontakt und Anfrage zum erkannten Objekt |
| WhatsApp Business | Nachricht → Kontakt (über die Nummer) und Anfrage mit Kanal WhatsApp |
| Telefon (zubuchbar) | KI-Telefonassistenz mit fonio.ai → Kontakt und Anfrage mit Gesprächsprotokoll |
Eingangspostfach einrichten
Jedes Büro bekommt eine eigene Eingangsadresse der Form kennung@eingang.maklerengine.de. Du leitest dein Postfach oder nur die Portal-Anfragen dorthin weiter oder trägst die Adresse direkt bei den Portalen ein.
Schritt 1: Postfach-Einstellungen öffnen
Öffne Einstellungen → Postfach und schalte die Eingangsadresse ein.
Schritt 2: KI-Auswertung wählen
Entscheide, ob die KI andere Mails (nicht Portal-Anfragen) zusammenfassen soll; das kostet 1 Credit je Mail.
Schritt 3: Weiterleitung einrichten
Leite dein Postfach oder nur die Portal-Anfragen an die Eingangsadresse weiter oder trag sie bei ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen als Empfänger ein. Die Anleitung zur Weiterleitung steht in den Einstellungen.
Schritt 4: Anfragen bearbeiten
Neue Anfragen erscheinen im CRM mit Lead-Bewertung, Mails im „Postfach“. Bei Bedarf erzeugst du die Adresse neu.
Portal-Anfragen erkennt MaklerEngine sofort und legt Kontakt und Anfrage zum passenden Objekt an, mit Hinweis-Mail an dich. Andere Mails wertet die KI aus, wenn die KI-Auswertung an ist: Art, Zusammenfassung, Kontakt, Objekt und ein Antwortentwurf (1 Credit je Mail). Erkennt sie eine Anfrage, entstehen ebenfalls Kontakt und Anfrage.
Das Postfach in der App
Unter „Postfach“ filterst du nach Neu, Anfragen, Alle und Erledigt. Im Detail siehst du Zusammenfassung, Text und Namen der Anhänge, ordnest die Mail Kontakt, Objekt und Anfrage zu („Als Anfrage anlegen“) und antwortest per E-Mail im Namen deines Büros. Antworten des Empfängers landen bei dir, die Antwort steht im Verlauf der Anfrage.
WhatsApp Business anbinden
Unter Einstellungen → WhatsApp verbindest du die WhatsApp-Business-Nummer deines Büros über die Meta Cloud API: Telefonnummer-ID, Konto-ID und Zugriffstoken (verschlüsselt gespeichert), dann „Verbindung prüfen“. Die Callback-Adresse für deine Meta-App steht ebenda.
- Eingang: Nachrichten werden dem Kontakt mit dieser Nummer zugeordnet oder legen einen neuen an und hängen an der offenen Anfrage (sonst entsteht eine neue). Du bekommst einen Hinweis per Mail; Bilder, Dokumente und Sprachnachrichten erscheinen als Hinweis.
- Antworten: am Kontakt im Reiter „WhatsApp“ oder per Knopf an der Anfrage – freier Text innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts, danach freigegebene Vorlagen mit Platzhaltern. Je Nachricht siehst du den Zustellstatus.
- Landingpage: Sobald die Nummer bestätigt ist, erscheint dort ein WhatsApp-Knopf.
Telefonassistenz (zubuchbar)
Mit dem Partner fonio.ai nimmt eine KI Anrufe für dein Büro rund um die Uhr an, fragt Anliegen, Objekt und Rückrufwunsch ab und legt Kontakt (Quelle Telefon) und Anfrage (Kanal Telefon) mit Zusammenfassung und Gesprächsprotokoll an. Bekannte Anrufer werden mit Namen begrüßt; ein zweiter Anruf hängt an der offenen Anfrage. Buchung und Abrechnung laufen außerhalb des Tarifs; Interesse meldest du in der App unter Telefonassistenz.
Lead-Bewertung: wen du zuerst anrufst
Jede Anfrage trägt 0 bis 100 Punkte und eine Stufe (hoch, mittel, niedrig). Die Punkte ergeben sich aus:
- Erreichbarkeit: Telefonnummer und E-Mail vorhanden
- Inhalt der Nachricht: Länge und konkrete Wünsche wie Besichtigung oder Finanzierung
- Kanal und Objektbezug
- Angaben aus dem Landingpage-Chat: Interesse, Budget, Zeitpunkt
In der Anfragenliste erscheint die Bewertung als Badge; der Schalter „Priorität zuerst“ sortiert danach. Im Detail stehen alle Gründe. Die Bewertung ist regelbasiert, kostet keine Credits und wird bei jeder Anzeige neu berechnet.
Wie du Anfragen weiterbearbeitest, steht unter Anfragen und Kontakte.
FAQ
Häufige Fragen
Wie kommen ImmoScout24-Anfragen automatisch in mein CRM?
Leite die Portal-Mails an die Eingangsadresse deines Büros weiter oder trag sie beim Portal ein. MaklerEngine erkennt Anfragen von ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen und legt Kontakt und Anfrage zum passenden Objekt an.
Kann ich WhatsApp mit MaklerEngine nutzen?
Ja, mit einer WhatsApp-Business-Nummer über die Meta Cloud API. Nachrichten landen am Kontakt und an der Anfrage; du antwortest innerhalb von 24 Stunden frei, danach mit freigegebenen Vorlagen.
Wie erkenne ich, welche Anfragen ernsthaft sind?
An der Lead-Bewertung: 0 bis 100 Punkte aus Erreichbarkeit, Inhalt der Nachricht, Kanal, Objektbezug und Chat-Angaben. Mit „Priorität zuerst“ stehen die stärksten Anfragen oben. Die Bewertung kostet keine Credits.
Synchronisiert MaklerEngine mein Gmail- oder Outlook-Postfach?
Nein, ein Zwei-Wege-Abgleich mit Gmail und Microsoft 365 ist geplant. Heute leitest du Mails an die Eingangsadresse weiter; Antworten aus MaklerEngine gehen im Namen deines Büros raus.